AVS Meldescheinsystem
Die Stadt Bernkastel-Kues verwendet zur Ausgabe der Gästekarte Bernkastel-Kues und zur melderechtlichen Erfassung der Gäste das AVS-Meldescheinsystem.
Im nachfolgenden geben wir Ihnen als Beherbungsbetrieb der Stadt Bernkastel-Kues einen Überblick zur Verwendung des Systems.
Ausführliche Infos finden Sie auch in dem Handbuch von AVS. Dieses können Sie nach Ihrem Log-in auf der AVS-Seite herunterladen. Klicken Sie hierfür auf den Button “Handbuch”.
Anlegen eines Meldescheins
Log-in
Melden Sie sich im Online-Login von AVS ein.
https://meldeschein.avs.de/bernkastel-kues
Hinweis für neue Vermieter: Die benötigten Login-Daten erhalten Sie automatisch nach der Anmeldung der Unterkunft.
Personen erfassen
Hauptperson und Begleitpersonen werden erfasst.
Mindestens bei der Hauptperson muss eine gültige E-Mailadresse eingetragen sein. Bitte achten Sie hier auf Rechtschreibung und Interpunktion.
Bei allen Reisenden, die die Gästekarte digital erhalten möchten (vorherige Abfrage durch Beherbergungsbetrieb notwendig) muss das Häkchen „DigiCard to go“ gesetzt sein.
Ist eine E-Mailadresse beim Hauptreisenden erfasst und bei den weiteren Begleitpersonen der Haken “DigiCard to go” gesetzt, jedoch für diese keine E-Mailadresse hinterlegt, werden alle Anhänge an die E-Mailadresse des Hauptreisenden versendet.
Soll jede Person die Gästekarte ein einer separaten E-Mail erhalten, muss pro Person neben dem Haken zur DigiCard to go eine E-Mailadresse eingetragen werden.
Option 1: Digitale Gästekarte - DigiCard to go
Versand der digitalen Gästekarte
Nach dem “Speichern” der Daten erscheint ein Button “Versand DigiCard to go”.
Mit Klick auf diesen Button erfolgt der Versand der digitalen Gästekarten an die hinterlegten E-Mailadressen.
Wird ein Meldeschein weit vor der Anreise angelegt, werden die Gästekarten erst X Tage vor Anreise versendet.
Innerhalb des Aufenthaltszeitraums können die E-Mails mehrfach versendet werden.
Es erfolgt keine Rückmeldung vom System, wenn die E-Mails nicht zugestellt werden konnten. Achten Sie deshalb auf Rechtschreibung und Interpunktion.
Versand der digitalen Gästekarte via PMS-Schnittstelle
Viele Beherberger arbeiten mit einem Reservierungssystem und übergeben die abrechnungs- und gästekartenrelevanten Daten via Schnittstelle ins AVS Meldescheinsystem.
Diese Schnittstelle kann je Reservierungssystem um die Informationen für die Digitale Gästekarte erweitert werden.
Fragen Sie gerne bei Ihrem PMS-Dienstleister an, ob die Erweiterung um die DigiCard to go bereits umgesetzt wurde und wie Sie an die Funktionalität gelangen. Der PMS-Dienstleister wird Ihnen hierzu Auskunft erteilen oder kann bei AVS die aktuelle Schnittstellenbeschreibung anfordern.
DigiCard to go Suchfunktionalität
Es existiert ein separater Menüpunkt “DigiCard to go – Suche”. Über diesen Menüpunkt kann nach Meldescheinen, für die die Voraussetzungen für die DigiCard to go erfüllt sind, gesucht werden.
Erklärungen zur Suchfunktionalität
- Meldescheinnummer: Suche nach einer eindeutigen MS-Nummer ➜ 1 Ergebnis möglich
- E-Mail: Suche nach einer eindeutigen E-Mailadresse ➜ mehrere Ergebnisse möglich
- Name: Suche nach einem eindeutigen Nachnamen ➜ mehrere Ergebnisse möglich
Es wird auch auf Ebene Begleitperson gesucht - Vorname: Suche nach einem eindeutigen Vornamen ➜ mehrere Ergebnisse möglich
Es wird auch auf Ebene Begleitperson gesucht - DigiCard: Voraussetzungen “DigiCard to go”
Ja = E-Mailadresse und Haken gesetzt
Nein = E-Mailadresse und Haken nicht gesetzt
Beides = entweder E-Mailadresse und/oder Haken
gesetzt - Versand Button
Ja = Button “Versand” geklickt
Nein = Button “Versand” nicht geklickt
Beides = Button “Versand” geklickt oder nicht geklickt
In der Suchfunktionalität werden Meldescheine berücksichtigt, die die Voraussetzungen für die DigiCard to go erfüllt haben (min. E-Mailadresse eingetragen, Haken gesetzt).
Es werden lediglich Meldescheine berücksichtigt, die den Status “Angereist” bzw. “Vor Anreise” haben. Es kann hierbei nach Firmen, Objekten oder Kundendaten gesucht und auch der Status der DigiCard to go ausgelesen werden.
Die Suchergebnisse erfolgen pro Person/DigiCard to go. Über das Stift-Icon können Sie den entsprechenden Meldeschein aufrufen, um ggf. Daten zu ändern.
Mit einem Klick auf E-Mail-Historie kann man zusätzliche Details über versendete E-Mails der betreffenden digitalen Gästekarte nachvollziehen.
Option 2: Ausdruck des Meldescheins/der Gästekarte
Der online erstellte Meldeschein kann nach dem Abspeichern ausgedruckt werden.
Hinweis: Bitte drucken Sie die Meldescheine ausschließlich auf den vom Mosel-Gäste-Zentrum bereitgestellten Vordrucke aus.
Vordruck eines Meldescheins für Beherbergungsbetriebe:
Auf der rechten Seite befinden sich sechs perforierte Gästekarten, die beim Ausdruck personalisiert und anschließend an Gäste ausgegeben werden können.
Die benötigten Vordrucke haben Sicherheitsmerkmale und eine Perforierung für das einfache Abtrennen der Gästekarten. Diese können in jeden handelsüblichen Drucker eingelegt werden.
Ausgabe Meldeschein und Gästekarte
Der Gast muss den Ausdruck des Meldescheins inklusive der Gästekarte unterschreiben.
Auf Vor- und Rückseite des Meldescheins befinden sich für den Gast Informationen zum Datenschutz.
Nachdem der Gast unterschrieben hat, kann die bedruckte Gästekarte an der Perforierung abgetrennt und dem Gast ausgehändigt werden.
Video-Anleitung von AVS
Die AVS Abrechnungs- und Verwaltungs-Systeme GmbH hat ein Video auf ihrem YouTube-Kanal bereitgestellt. In diesem werden die Themen von Log-In über Meldeschein anlegen, Meldeschein bearbeiten und Statistiken anschaulich beschrieben.